Debido a los continuos cambios en la metodología de trabajo, los autónomos o pymes han ido evolucionando en la forma de gestionar su trabajo. La dinámica de algunos tipos de empresa, favorecen el desarrollo del trabajo de una forma muy diferente a la que era habitual hace unos años.
Ya no es necesario contar con un despacho u oficina para gestionar el día a día de la empresa, ni acudir dentro de un horario perpetuo a la misma. El teletrabajo y todas las posibilidades que ofrece han llevado a los emprendedores a buscar nuevas formas de realizar sus tareas.
El espacio donde se realiza la actividad, siendo muy importante es menos relevante. De ahí, la conveniencia de estos espacios concretos, los coworking, donde cada trabajador puede acceder según sus necesidades. Con todas las comodidades que puede tener un propio despacho u oficina, pero con unas ventajas nada desdeñables para el usuario.
Nuestros amigos de Mitre 126, nos han contado cuales deben ser las cualidades que debe ofrecer un buen centro de coworking, para que el trabajador, se decida por alquilar una de sus zonas.
Es fundamental prestar atención a una serie de factores que facilitarán, más si cabe, la tarea del coworker. Según el desempeño de cada emprendedor, deberá decantarse por unas u otras opciones. Sin embargo, lo más común a todos, es que los centros de trabajo, reúnan una serie de condiciones. De ellas, hablaremos más adelante, antes de ello, hay que tener en cuenta algunas otras consideraciones.
En primer lugar, conviene tener muy en cuenta la ubicación del espacio de trabajo. Es algo fundamental, del mismo modo que es recomendable encontrar un trabajo cerca del domicilio particular, acudir a trabajar a un coworking cercano es una opción que hay que contemplar.
Antes de decantarse por un coworking u otro, hacer una visita y comprobar in situ las instalaciones y lo que ofrece al coworker. Sentirse cómodo o cómoda en el espacio de trabajo, comprobar que otros coworkers trabajan allí etc., son factores que conviene tener en cuenta pues de ahí, saldrán colaboraciones y posiblemente, nuevas ideas de negocio.
Tener en cuentas las necesidades personales. El espacio real que se necesita, las personas que van a hacer uso de ese espacio, el material a utilizar etc. Aunque lo más habitual es llevar un portátil y ocupar un espacio reducido, hay quienes necesitan otro tipo de materiales o mobiliario para el desempeño de sus funciones. O cuentan con un equipo humano de varias personas. Igualmente, conocer los horarios de uso, puede darse el caso de necesitar solo unas pocas horas a la semana, o una jornada completa.
Informarse de los tipos de contrato disponibles para poder ceñirse a las necesidades ya mencionadas. En algunos coworking, existen espacios compartidos en los que por las mañanas va un coworker y por la tarde otro.
Evaluar las posibilidades de que en el centro elegido, el proyecto avance al ritmo adecuado. Que no existas demasiadas distracciones, haya tranquilidad y tener presente que hay momentos en los que habrá que relacionarse con el resto de empresas, por lo que encontrar un lugar con proyectos afines puede dar lugar a nuevos proyectos o reforzar el propio.
Qué debe ofrecer un coworking
Teniendo en cuenta los factores antes mencionados, a la hora de elegir un buen centro de colaboración, un buen coworking debe ofrecer una serie de recursos para el trabajador.
No puede faltar un buen acceso a las diferentes zonas de trabajo; estás deben estar perfectamente equipadas para el desarrollo de la empresa.
Debe contar además de con las salas particulares, con salas de reuniones para el caso de que el emprendedor o empresario, tenga que llevar a cabo reuniones. Sean de la índole que sean, equipo, negocios o gestiones diversas, las salas deben estar a disposición de quien las necesite (previo aviso, obviamente) y dotadas con equipos audiovisuales por si son necesarias presentaciones en power point o cualquier otro medio.
Un buen centro de coworking, cuenta con zonas de descanso y zonas comunes a todos los usuarios. Generalmente, aparte de las citadas salas de reuniones, una cocina en la que cada uno puede prepararse lo que necesite y una terraza o patio donde poder salir a oxigenar las neuronas y socializar un poco.
La gran mayoría, ofrece talleres y actividades para hacer en común, charlas sobre los proyectos o que pueden ayudar y motivar a los emprendedores, eventos a los que pueden acudir los usuarios e incluso momentos de ocio en las propias instalaciones como aperitivos y desayunos o hasta cenas en común.
Algo muy importante para el empresario, es el domicilio fiscal y empresarial de su empresa. Si trabajas en un coworking, puedes instituir tu empresa con todo lo que conlleva: domicilio fiscal, social y administrativo.
Otro factor relevante es que cuente con una instalación de internet a la última, máxima velocidad y wifi para que nadie se quede colgado. Hoy por hoy, sin una excelente conexión a internet, el trabajo no puede desarrollarse.
Los espacios de almacenamiento son por igual fundamentales. Contar con taquillas o armarios donde dejar el material que necesitas facilita la tarea y el no tener que cargar con todo cada día. Dado que son espacios compartidos, no puedes dejar todo en la oficina, hay que tener posibilidad de guardarlo.
Es habitual que dentro de los coworking, se presten servicios de impresión y reprografía. Tan necesarios en el desarrollo de los proyectos, no pueden faltar. Si no hay alguien que realice dichas tareas, a buen seguro disponen de la maquinaria necesaria para que el coworker la utilice.
El gestor del coworking
Para poder decantarte por un centro u otro de coworking, existe una figura que sin lugar a dudas, te ayudará a saber si es tu lugar. El líder o gestor de la comunidad de la que pretendes formar parte, debe hacer las veces de anfitrión y embajador del centro.
Puede tratarse de una persona o un grupo, pero son el alma de los espacios de coworking y quienes se encargan de que todo fluya. El gestor, es el que hace que un coworking, funcione o no. Debe facilitar en todo momento la integración del coworker, presentar a otros coworkers, explicar el funcionamiento del centro etc.
La comunidad debe regirse por una serie de normas de fácil cumplimiento que han de ser estipuladas por estos gestores. Así mismo, son los encargados de crear eventos, actividades e invitar a todos a los mismos. Si existen problemas entre coworkers o referentes al propio funcionamiento, deben resolverlos de forma inmediata.
Facilitan la vida del trabajador a la vez que prestan apoyo y pueden llegar a ser asesores del coworker.
Los centros de trabajo colaborativo, son ecosistemas de trabajo. Todo ha de fluir para que cada trabajador se sienta cómodo o cómodo trabajando en esas instalaciones. Para ello, los gestores, tienen siempre el café a punto y la sonrisa puesta. La amabilidad debe ser una característica propia de los mismos.
Por todas estas cuestiones, la elección de un buen centro de coworking, no debe tomarse a la ligera. Los factores a tener en cuenta son muchos. El entorno en el que se encuentre el centro, las propias instalaciones, deben invitar a los usuarios a quedarse. Así como ser propicios para facilitar la concentración, la colaboración y el desarrollo de las tareas de cada empresario.
Se trata de espacios a medida, con horarios a medida y a la vez, con un nexo común a todos los usuarios. En los centros de coworking, se fomenta la colaboración. De ahí, que para elegir el que mejor se adapte a cada necesidad, haya que tener en cuenta, las citadas consideraciones.
