En todo negocio existe una parte administrativa, con la que se consiguen mantener controlados todos los aspectos de actuación del negocio y tener constancia de facturas, albaranes, facturas o estado del stock. Tener controlada y adecuadamente clasificada toda la información que se genera con la actividad es un elemento fundamental que permita posteriormente identificar el estado de funcionamiento del negocio, las áreas de mejora y los puntos fuertes.
En los talleres mecánicos, esta actividad puede resultar difícil, sobre todo si no se dispone de una persona encargada específicamente, bien sea por la elevada carga de trabajo o bien porque no se dispone de un software para talleres mecánicos adecuado. Todo el papeleo y actividades administrativas se pueden simplificar y gestionar de una forma simple e integrada.
Las ventajas competitivas que ofrece la informatización son múltiples, además cada programa se centra en aportar una serie de beneficios que redundan en más tiempo que se puede dedicar al trabajo y mayor agilidad en la realización de los pedidos.
Mayor facilidad en la gestión comercial del taller
Integrando este software en el proceso de trabajo se logran ventajas importantes como el control de la caja diaria, exportación de documentos a formatos de texto editables (como puede ser el Word), a programas que manejan hojas de cálculo (como el Excel) o para el envío por email de cualquier documento.
Al tener integrados todos los productos con sus precios en una base de datos centralizada es muy sencillo el cambio de precios de varios productos, comprobar el número de unidades restantes disponibles o aplicar descuentos sobre uno o varios productos o servicios.
Al tener disponibles los datos de compras y ventas se pueden confeccionar estadísticas que indiquen históricos de ventas y de compras. De este modo se pueden identificar los productos o servicios más demandados y aquellos que son susceptibles de modificación o supresión.
Gestión de la recepción de los vehículos y las órdenes de reparación
Tener controlados los procesos y gestión de las reparaciones, mantenimientos o empeños de coches es otra de las ventajas de informatizar los procesos administrativos. De este modo se pueden realizar búsquedas cruzadas entre clientes y vehículos que poseen, detectando en cada caso el estado de cada vehículo, si necesita una revisión pronto, si el depósito de gasoil necesita una limpieza, el kilometraje que tiene acumulado o la marca y el modelo.
Asignación de relaciones y equivalencias entre productos
Otra herramienta útil proporcionada por la informática específica para los talleres es la posibilidad de asociar dos o más artículos entre sí por el criterio de relación o el de equivalencia. El primero puede relacionar un producto con otros que probablemente sean necesarios o adicionales. De esta forma tanto el mecánico como el cliente pueden estar informados en todo momento de las posibilidades existentes. En cuanto al segundo, es otra manera útil de encontrar productos sustitutivos para repuestos. De un solo vistazo se pueden comprobar todas las características de ambos productos, tanto el original como el equivalente, el precio o la disponibilidad.
En resumen, se puede concluir que la implantación de un software específicamente desarrollado para cada actividad sectorial es una buena manera de optimizar y controlar los procesos generados con la actividad empresarial del día a día.
