La importancia de contar con un buen sistema de almacenamiento

10 febrero, 2022
La importancia de contar con un buen sistema de almacenamiento

Cuando se habla de sistema de almacenamiento, se pueden estar refiriendo a dos tipos: uno digital en donde se guarda información y otro es un espacio con el que cuentan ciertas organizaciones o empresas para almacenar sus productos o mercancía.

Es de suma importancia no confundir estos tipos de almacenamiento, porque uno se refiere específicamente a información de datos que físicamente no son tangibles, mientras que el otro funciona para resguardar cualquier tipo de material que pueda tocarse.

En esta oportunidad, nos referimos al segundo sistema y porque es importante contar con un buen método que permita llevar un control de las cosas que se tienen dentro de la empresa.

¿Qué es el almacenamiento de una empresa?

El almacenamiento de una empresa se entiende actualmente como un proceso funcional, en donde las organizaciones guardan los materiales que emplean en su productividad; de igual manera, también es un espacio en donde se almacenan distintos productos para luego colocarlos en stock.

Este proceso consiste básicamente en acumular, en un espacio determinado, reservas de los productos o materiales que cumplen un papel importante en la productividad de la empresa u organización.

Entre las tareas que están relacionadas con el almacenamiento, se encuentran la carga, descarga y organización de la mercancía, el traslado de la misma, entre otras tareas.

Ahora bien, el almacenamiento tiene una serie de objetivos, según estudios realizados por los expertos de Git doc, conoceremos cuales son.

Objetivos principales del sistema de almacenamiento

  • El principal es guardar los diferentes materiales que posteriormente serán empleados en el proceso de producción.
  • Llevar un control detallado de todo el material que se encuentra resguardado dentro del almacén, de modo que se tenga conocimiento exacto de la mercancía y material disponible para cumplir con la fabricación y productividad.
  • Tener información de manera temprana para prevenir o evitar que las reservas se agoten o exista escasez.

Por otra parte, muchas empresas cuentan en sus instalaciones con diversos espacios cuya función es cumplir con los objetivos mencionados con anterioridad; mientras que otras, no cuentan con eso y buscan soluciones rentando otros espacios. Sin embargo, es importante tener conocimiento sobre los tipos de almacenamientos que existen.

Tipos de almacenamiento que se deben conocer

  • Almacenamiento propio: es un espacio que se encuentra dentro de la empresa, destinado exclusivamente para guardar mobiliarios, archivos, mercancía, entre otros objetos. Sin embargo, en algunas ocasiones estos espacios no se encuentran debidamente acondicionado para cumplir con este propósito, por ello, es importante que una persona o empresa experta en el tema asesore a la organización para que tenga un mejor aprovechamiento del mismo.
  • Almacenamiento compartido o publico: es un tipo de espacio que cumple los mismos objetivos que el anterior, con la diferencia de que lo comparten con otras personas u organizaciones con el principal propósito de reducir algunos costos; no obstante, este tipo de almacenamiento no tiene los mismos beneficios que tiene el poseer uno propio.
  • Almacenamiento privado: es un espacio que brindan empresas externas con el propósito de que las organizaciones que no cuenten con el espacio o el personal capacitado para manejar el proceso de almacenamiento, puedan tenerlo y realizarlo sin muchos contratiempos. Este tipo de almacenamiento se ha convertido en uno de los principales elegidos por aquellas organizaciones que recién están iniciando.

También es importante tomar en consideración que todos estos tipos de almacenamiento pueden customizarse de acuerdo a la necesidad y requerimiento que tenga la empresa para resguardar su material de productividad, mobiliario o cualquier otro elemento que necesite estar en el sistema.

Así mismo el proceso de almacenamiento de cualquier organización debe ir acompañado con una buena logística y distribución, para entenderlo un poco mejor lo desglosaremos de la siguiente manera:

Logística

Este término se refiere al proceso de planificar, controlar y gestionar todo el flujo de materias primas que se emplean para la producción, el inventario y toda la información desde que el proceso inicia hasta que se culmina.

El objetivo de la logística es lograr que la empresa lleve un control adecuado de todas las tareas que se realizan, cuanta mercancía, material y recursos manejan. La forma en la que se hace es a través de dos canales:

  1. Aprovisionamiento: es cuando los productos son trasladados del lugar donde se están guardando, hasta el sitio en donde se realiza la producción o directamente a la zona de distribución.
  2. Distribución: es cuando se traslada el producto de manera directa al lugar exacto en donde se va a realizar la venta.

Almacenaje

Es otra parte importante del proceso de almacenamiento y logística; este consiste básicamente en almacenar o guardar los diferentes materiales que se emplean en la fabricación del producto que se comercializa. La idea principal del almacenaje es tener un control de la cantidad de recursos que se tengan, velar porque no sufran ningún tipo de daño o deterioro. Así como también tener conocimiento sobre el material disponible.

Distribución

Se refiere a los diferentes canales que utiliza la empresa u organización para distribuir la materia prima o productos que se encuentran en su lugar de almacenamiento; al igual que la logística se hace mediante diversos canales: sea por transporte, manual, por carretilla, moviéndolos de un lugar a otro, etc.

¿Cómo se lleva el registro de la mercancía que se encuentra dentro del sistema de almacenamiento?

En la antigüedad este tipo de registro se llevaba de forma manual, lo que generaba una cantidad excesiva de trabajo que quitaba tiempo de calidad para realizar otras actividades; pero con la llegada de la tecnología se crearon diversos programas informáticos con la finalidad de que simplificaran estas tareas, generando que se ahorrara tiempo, espacio e incluso generando la reducción de costes de algunas actividades.

Gracias a esos programas, el proceso de almacenamiento se convirtió en una tarea que es bastante sencilla de gestionar y manejar; de igual manera, la mayoría de ellos permiten poder manejarlos desde cualquier ordenador de forma simple.

Una vez entendido todo esto, ahora si conoceremos todos los beneficios de contar con un buen sistema de almacenamiento dentro de una empresa.

Beneficios de tener un buen sistema de almacenamiento

Son múltiples los beneficios que tiene manejar eficientemente este proceso, pero nuestros amigos nos resumen los más importantes de la siguiente manera:

  • Permite poder mejorar el servicio a los clientes, porque al tener conocimiento sobre el material y mercancía con el que se cuenta, las ventas se realizan de manera más efectiva, rápida y se generan muchas más ventas; por lo que se puede decir que todo siempre estará en constante movimiento.
  • Se aprovecha de mejor manera el espacio que está destinado para ello, así como también contribuye a disminuir los costes, reduciendo pérdidas o deterioros del material que se encuentra almacenado en el lugar.
  • Permite reducir las tareas administrativas. Existen empresas que al no contar con un buen sistema de almacenamiento redirigen estas tareas al personal administrativo, sobrecargándola con actividades extras que les quita tiempo para hacer las que les corresponde.
  • El orden, permite que la empresa pueda brindar y cumplir con todos los estándares de servicio y calidad.

Por otra parte, así como tiene muchas ventajas y beneficios, también es muy relevante saber sobre algunos aspectos de este sistema que no son tan ventajosos:

  • En algunas ocasiones los costes de mantener el almacén pueden representar una inversión muy elevada.
  • Existe la posibilidad de que el material que se tenga en ese espacio se deteriore, o que surjan nuevas demandas que ocasionen que pierda su valor.
  • También está el riesgo de que surja algún robo, ocurra un accidente o pasen cosas imprevistas.

Sin embargo, como se puede observar son más las ventajas que tiene contar con un buen sistema de almacenamiento dentro de la organización que no tenerlo.

¿Por qué es importante tener un buen sistema de almacenamiento?

Porque se tiene total acceso a la información del inventario con el que cuenta la organización para llevar a cabo de manera efectiva todo su proceso de producción. Así mismo, también se tiene orden sobre la distribución de la materia, saber cómo organizarse mejor para prevenir futuras pérdidas o deterioro del material; al igual que cumple con la función agilizar tareas gracias a los distintos programas informáticos diseñados especialmente para llevar un mejor control de todo lo que se hace dentro del sistema de almacenamiento de la organización.

Además, saber lo que se tiene en el almacenamiento también sirve para incrementar las ventas que la empresa u organización pueda tener, crear nuevas técnicas de marketing, seguir aumentado la producción y seguir creciendo como empresa.

Para finalizar se puede agregar que una compañía que tenga bien definidos todos los conceptos de almacenamiento, como funciona exactamente y tenga un buen manejo de todos los recursos que tiene, podrá no solo lograr obtener ventas exitosas, sino que también logrará tener todo en orden, contribuirá a que no exista pérdida de material, podrá realizar reducción de costes y tendrá mejor rendimiento en todas las demás tareas que se ejecutan en la organización.

 

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