¿Cómo realizar una mudanza de oficina?

7 marzo, 2015

Cardboard Box Love

Los caminos de la economía, el mercado y las revisiones impositivas de las rentas de alquiler son inescrutables. Para la mayoría de empresas de la capital, llegará un día en el que tengan que acudir a una compañía de logística y transporte de Madrid para encargarles la mudanza total de la oficina, esperemos que a un espacio más amplio y acorde a una mayor facturación de negocio.

Poniéndonos en el caso de este cambio a mejor, conviene no obstante tener en cuenta una serie de pautas para que la empresa o la moral de los trabajadores no se queden perdidas entre una sede y otra, puesto que las empresas de logística de Madrid, por muy eficaces que sean, no son más –eso sí, el más especializado y decisivo- en el proceso de mudanza. En primer lugar, por supuesto, está la necesidad de comunicar a los clientes fidelizados y potenciales el cambio de ubicación de la empresa. No vaya a ser que al ir a contratar los servicios se encuentren con una desoladora sucesión de oficinas vacías y papeles de embalaje desechados. Lo mismo vale para la página web, las redes sociales, la información de los buscadores, etcétera. Deben de reflejar el nuevo domicilio de la empresa de la forma más actualizada y precisa. La estabilidad de la firma depende de ello en buena medida. Los empleados de correos de toda la vida también agradecerán la información para cumplir con su cometido.

Una vez cumplimentado con la suficiente antelación este primer paso, en lo siguiente se debe planificar el proceso de mudanza hasta el último detalle para poder transmitir con claridad y al milímetro los objetivos a los operadores logísticos en Madrid encargados de realizar el traslado. Aparte de las compañías que ofrecen un servicio de logística integral que abarca esta primera toma de decisiones, existen también especialistas contrastados en este sector que, a pesar de su nómina, pueden terminar por ahorrar a la empresa tiempo, dinero y sobre todo disgustos. Aquí, conviene determinar los plazos en los que se va a cumplir el traslado, quién se responsabiliza de cada tarea y cuál es el presupuesto máximo a desembolsar. En este sentido, dado que la comunicación es parte esencial de prácticamente cualquier tipo de negocio, los primeros componentes a trasladar son aquellos relacionados con éste área: es decir, teléfonos, ordenadores, portátiles, tablets,… y también el cableado. Hay que asegurar también con tiempo la portabilidad de la línea telefónica y la conexión a internet. Pasar una semana de aislamiento no es beneficioso en absoluto.

En cuanto al equipamiento de mayor volumen, este es un buen momento para decidir si se reutiliza todo o parte de él, si se renueva para además realizar a fondo un lavado de cara de la imagen corporativa o si hay objetos y muebles que pueden pasar a mejor vida o subastar. Hay determinados objetos cuyo coste de transporte hace que la decisión de conservarlos no compense en modo alguno. Lo mismo se aplica, si lo hubiere, al stock que permanece en los almacenes de la empresa o a los archivos y documentos que no se encuentren digitalizados, que o bien pueden servir para librar de espacio a la nueva localización o, simplemente, transformar en archivos digitales. En cualquier caso, es aconsejable que el material quede organizado según criterios concretos y empaquetado en cajas siguiendo estos mismos principios. La rotulación del embalaje permite asimismo que la inevitable faena de desempaquetar todo y reordenarlo a conveniencia resulte mucho más ágil y sencilla, lo que es ideal para no ocupar en la tarea demasiadas horas de útiles de trabajo y no entorpecer el cometido habitual de la plantilla, favoreciendo así su adaptación a su nuevo entorno. El etiquetado es especialmente sensible en el caso del cableado, que tiende a enmarañarse, confundirse y entremezclarse.

Sea como fuere, contar en el proceso con un operador logístico de Madrid con un amplio historial de experiencia y eficiencia puede aligerar en gran medida la engorrosa carga que supone este traslado de oficina. La profesionalidad es un grado que debe ser tenido en cuenta para que la mudanza se convierta en un activo positivo para incentivar la actividad comercial empresa y no en un trance traumático que afecte a su rendimiento futuro.

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