¿Qué son los canales de denuncia de una empresa?

Los canales de denuncia son una iniciativa que permite evitar prácticas irregulares, ilícitas y contrarias a la política interna de la empresa, haciéndole llegar denuncias anónimas provenientes de trabajadores, clientes, proveedores y otros agentes relacionados con la compañía. La ley 2/2023, de protección al denunciante, plantea su obligatoriedad tanto en empresas públicas como privadas.

Según señala «Cinco Días», el suplemento económico del periódico El País, todo arranca de la directiva europea Whistleblowing, aprobada en el 2019, que obligaba a las empresas a contar con canales de denuncia para evitar la comisión de delitos penales y prácticas irregulares.

En nuestro país se ha tardado más de 3 años en adaptar la directriz europea a la legislación nacional. En estos momentos está vigente en centros sanitarios y en algunos servicios de atención al ciudadano de las administraciones públicas.

Para la Unión Europea, toda aquella empresa que tenga más de 250 trabajadores, disponga de un volumen de negocio igual o superior a 10 millones de euros o trabaje en el sector de la salud o del medio ambiente, estaría obligada a disponer de este mecanismo. Para el resto de las empresas es una sugerencia recomendable.

Dicen los gestores de We are propos, una agencia y asesoría española empeñada en instaurar un marketing ético en las empresas, que los canales de denuncia no son gestores de contenidos, ni plataformas de información, sino sistemas de escucha y de gestión para resolver irregularidades.

Para la gran mayoría de las empresas de este país, esta medida es desconocida. Otras, han escuchado hablar de ella, pero no saben cómo aplicarlas. Intentaremos resolver en este artículo estas dos cuestiones. Ver qué beneficios reporta a las empresas y cómo instaurarla.

Ventajas de instaurar un canal de denuncias.

Antes de entrar en materia, hay que remarcar que las denuncias son anónimas y secretas. Nunca pueden dar lugar a represalias tales como el despido del denunciante o la suspensión de cualquier contrato. Tampoco deben dar pie a una investigación por parte de la empresa para castigar a quien ha formulado la denuncia.

No se trata de un buzón de críticas y sugerencias. Por tanto, los escritos deben versar sobre asuntos relevantes que afecten a la política interna de la empresa y a la legislación general. Dicho esto, las principales ventajas de disponer de estos canales son:

1. Prevención de conductas delictivas e ilícitas. Por medio de este sistema se pueden detectar actos ilícitos e irregulares cometidos por algún miembro de la empresa de forma temprana. Evitando que la acción vaya a más. De esta manera también se previene que se causen daños y perjuicios a terceros, abriendo a raíz de la denuncia un proceso de investigación para resolver el problema y depurar responsabilidades.
2. Resolución en el seno de la empresa. Sin perjuicio de que ante determinadas acciones graves se inicie un proceso judicial, esta medida refuerza el compromiso de la empresa por llevar una práctica honrada y respetuosa con la ley. Promoviendo una cultura ética y de transparencia en el seno de la empresa.
3. Mejor gestión de las denuncias. Tener instaurado un canal de denuncias permite una mejor gestión de las denuncias, pudiendo llevar un seguimiento de las mismas y asegurando que estas no caen en saco roto.
4. Un canal externo asegura la imparcialidad. Algunas agencias se están ofreciendo para instaurar estos canales en las empresas y llevar la gestión del mismo. Al estar el control del sistema fuera del organigrama interno de la empresa, se asegura que los denunciantes continúan protegidos y que la denuncia no queda obstaculizada por ninguna instancia interna.
5. Facilita la presentación de denuncias. Al ser un sistema anónimo y accesible, permite a la persona que ha detectado las irregularidades que pueda denunciar sin miedo a sufrir represalias. Es importante que las empresas tengan en cuenta que esta práctica no les perjudica, al contrario, mejora su funcionamiento y depura prácticas inadmisibles.
6. Se evitan las denuncias falsas. Con un protocolo adecuado y una gestión correcta, se podrá evitar que prosperen las denuncias falsas e infundadas, así como la utilización del canal para tratar asuntos que no sean relevantes.
7. Mejora la imagen de la empresa. Un canal de este tipo mejora la reputación de la empresa, mostrándola a los ojos de todos, tanto dentro de la compañía como en la sociedad, como una empresa comprometida con la ética y respetuosa de la ley.
8. Mejora el ambiente laboral. Al existir estos canales, los trabajadores estarán más seguros frente a posibles abusos que pudieran sufrir en el seno de la empresa, y trabajarán más motivados.

Cómo ponerlo en práctica.

Recuerda el sindicato U.S.O. que podrán utilizar estos canales todos los trabajadores de la empresa, los trabajadores autónomos que presten algún servicio para la compañía, los accionistas y cargos directivos, y cualquier persona física o jurídica que mantenga una relación económica o comercial con la empresa (clientes, proveedores, contratas y subcontratas).

Para poner en marcha estos canales es necesario dar una serie de pasos:

• Paso 1: Establecer una vía de comunicación accesible y eficaz. Esto puede ser fijar un sistema de mensajería interno, poner un correo digital que solo se utiliza con este cometido, etc.
• Paso 2: Establecer un reglamento de utilización. No es un buzón de sugerencias. Se ha de establecer en qué casos debe utilizarse y prevenir un uso abusivo injustificado del mismo. Es este aspecto, también es importante velar por la protección de datos y el anonimato de los denunciantes.
• Paso 3: Nombrar un responsable. Debe haber una o varias personas que se encarguen de gestionar la marcha del canal. Que recojan las denuncias, hagan las comprobaciones necesarias para asegurar su veracidad y se las transmitan al órgano de la empresa correspondiente. Como hemos señalado anteriormente, de esta tarea se puede encargar un equipo externo.
• Paso 4. Establecer un protocolo. Una vez recibida la denuncia, debe estar fijado qué sistema se pone en funcionamiento para hacerla efectiva. Quién se encarga de iniciar el proceso de investigación de los hechos y como se lleva a cabo el seguimiento del mismo.
• Paso 5. Llevar un registro de las denuncias. Las denuncias deben estar registradas dentro de un libro de denuncias, donde se recogen todas las acciones realizadas con la misma. Las diligencias que se han llevado a cabo y la anotación sobre aquellas que están pendientes, resueltas o desestimadas.
• Paso 6. Establecer un Responsable de Protección de Datos. Este es un aspecto importante, puesto que se deben proteger los datos y derechos de los demandantes y testigos en todo momento, incluso después de las investigaciones y resolución del conflicto.
• Paso 7. Dar publicidad al canal. Todas las personas susceptibles de utilizar el canal de denuncias deben ser conscientes de su existencia. Un método para hacerlo es crear una sección en la página web de la empresa que sea accesible para los interesados.

Hacia otro tipo de empresas.

Hemos visto desmanes cometidos por las empresas con relación a sus clientes o trabajadores. Hace 10 años, la entidad bancaria Bankia fue denunciada por la venta fraudulenta de preferentes a una parte de sus clientes. Utilizando malas artes, el banco desviaba los fondos de sus clientes más desprotegidos a productos financieros de escaso valor para ellos, pero lucrativos para la empresa.

Años más tarde, la multinacional alemana Mercedes Benz fue denunciada por falsear sus informes sobre la emisión de gases contaminantes emitidos por sus vehículos. Presentaba como vehículos “Eco” coches que llevaban motores que no lo eran. De esta forma, aseguraban la venta de sus vehículos en Europa sin cumplir la normativa de medio ambiente.

Por desgracia, acciones como el “mobbing”, movilidad geográfica, funcional o de tareas, se utilizan en empresas para castigar a determinados trabajadores.

Iniciativas como abrir un canal de denuncias puede evitar que prácticas como estas se hagan cultura. Los actos ilícitos quedan denunciados ante la empresa y esta está obligada a tomar acción. Los actos irregulares pueden obedecer a una estrategia planificada de la empresa, que se ha mantenido en secreto para no generar mala prensa, pero en otras ocasiones puede obedecer a acciones particulares de determinados miembros de la compañía que buscan una circunstancia ventajosa. Puede ser que, incluso, la dirección de la empresa no sea consciente de estos actos y que vayan en contra su política interna.

Medidas como la implantación de canales de denuncias trabajan por instaurar una cultura empresarial más ética y más transparente. Facilita que las víctimas de estas acciones puedan denunciarlas sin tener miedo de sufrir represalias por ello.

Que una empresa abra un canal de denuncias no es perjudicial para ella, sino todo lo contrario. Muestra que no tiene nada que esconder y que cuando suceden comportamientos irregulares va a tomar acciones para erradicarlos y guardar su buen nombre.

La Unión Europea ha adoptado la medida de instaurar los canales de denuncia para reforzar la ética en las empresas. Estas no lo deben ver como una obligación legal, sino más bien como un instrumento que les ayudará a mejorar su imagen y llevar una práctica más correcta.