Muchos de nosotros tenemos pequeñas y medianas empresas en las que empleamos a muy poquita gente y el papeleo se lo cedemos a una gestoría que nos echa una mano. Sin embargo, en muchas ocasiones nos encontramos con cuestiones que en un principio se les escapan a nuestros asesores y a las que tenemos que hacer nosotros mismos frente. En este sentido, uno de los ejemplos más claros lo encontramos en el control de la jornada laboral de nuestros empleados e incluso de nosotros mismos.
Y es que os vamos a ser sinceros y os recomendamos que, si no lo hacéis ya, que empecéis a controlar el horario de vuestros trabajadores si no queréis incurrir en sanciones que, en algunos casos, llegan hasta los casi 200.000 euros, en concreto llegan a los 187.515 euros.
Si bien es cierto que esta medida ya entró en vigor en mayo de 2019, la realidad es que todavía son muchos los trabajadores y empresarios que desconocen esta medida. Es por todo ello por lo que a lo largo de este post os queremos desgranar con un poco de detalle esta nueva reglamentación y, para ello, empezamos con una de las preguntas clave de la norma.
¿Quién tiene la obligación de fichar? Esta es, sin duda alguna, una de las primeras dudas suscitadas por la normativa puesto que muchos ciudadanos se cuestionaban las posibles diferencias de registro de la jornada en contratos a tiempo completo y a tiempo parcial. La confusión proviene de la normativa anterior, dado que hasta la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, las empresas estaban obligadas a registrar la jornada de trabajo de sólo algunos trabajadores. Y este punto es precisamente una de las principales novedades que introdujo la norma: a partir de su implantación el registro horario aplica a todos los trabajadores, independientemente del contrato, ya sea este de tiempo completo o parcial, y de las dimensiones de la empresa.
Así, desde el 12 de mayo de 2019, fecha en la que la que entró en vigor la obligatoriedad del registro horario en las empresas, la normativa ha sido apoyada por campañas específicas de la Inspección de Trabajo que han contabilizado un total de infracciones superior a las 9.000, con una cifra de sanciones económicas que traspasa el umbral de los 16 millones de euros. En este sentido, las infracciones más habituales relacionadas con el registro horario son las siguientes, de acuerdo con información del Ministerio:
- No implementación de un sistema adecuado para cumplir con la normativa.
- Irregularidades relacionadas con la presentación de informes confusos, documentación incompleta, o falta de fichaje del personal que teletrabaja o que viaja habitualmente.
Y es que el incumplimiento del registro horario constituye una infracción grave en materia laboral, y su penalización obedece a 3 factores de análisis:
- Sanciones muy graves: hasta 187.515 euros. En este caso, se producen cuando se detectan problemas importantes como la superación de horas extras anuales, o la no remuneración o abono de las mismas.
- Sanciones graves: de 626 a 6.250 euros. Corresponden a errores en los registros, horas extras no computadas…
- Sanciones leves: de 60 a 625 euros. Quedarían delimitadas a acciones concretas como no poner a disposición de los empleados los registros, o no informar de las condiciones laborales a los mismos, entre otras.
Además, las cifras aportadas por el Ministerio abordan de manera contundente la importancia de realizar un mayor control por parte de Inspección, lo que supone una razón de peso para contar con un software de gestión de presencia que encaje con nuestra empresa y circunstancias.
Cómo controlar el cumplimiento de la jornada laboral
La realidad es que actualmente en el mercado existen múltiples opciones de registro de horarios, por lo que es interesante conocer aquellas que nos permiten disponer de opciones que verdaderamente nos faciliten el cumplimiento normativo. Entre las más valoradas destacan las soluciones que permiten el fichaje a distancia:
- Registro del horario laboral por app. La comodidad y facilidad de uso son claves para el cumplimiento de la ley, por lo que puede ser de gran interés contar con una app de registro horario laboral que permita el fichaje de forma rápida y sencilla, y desde cualquier punto.
- Software para el registro horario. El uso de estas herramientas permite llevar el control horario de forma eficiente, sin depender del presentismo y habilitando además otras funcionalidades avanzadas como detectar irregularidades y sus motivos, implantar políticas de equidad y planes de incentivos, etc.
