En cualquier empresa se debería aprovechar la tecnología para poder trabajar de forma más eficiente, reducir tiempo de ejecución de muchos procesos y tareas y gestionar mejor la información.
Si todavía no estás aprovechando todos los recursos que ofrece la tecnología en este artículo te vamos a indicar los programas informáticos que deberías utilizar para mejorar la productividad de tu compañía. Algunos de ellos son gratuitos, otros son de pago pero ofrecen versiones gratuitas. No obstante, aunque haya que pagar por poder utilizar alguno de los programas informáticos que te recomendamos es una inversión que merece la pena.
· Customer Relationship Management (CRM)
Un CRM es un programa que como su propio nombre indica permite controlar las relaciones con los clientes. Los Customer Relationship Management permiten registrar a los clientes, tener un seguimiento de ellos, ver cómo se encuentra la relación comercial, acceder a sus datos de contacto…. Si tienes una gran base de datos con tus clientes, proveedores y potenciales clientes te interesaría apostar por un CRM para poder manejar mejor toda esta información.
· Paquete de Office
Sí, es obvio pero necesario. Cualquier ordenador debería tener instalado los principales programas del paquete Office, siendo el procesador de textos Word, Excel para las hojas de Cálculo, Power Point para poder crear presentaciones, Outlook para gestionar el correo electrónico y Acces para las bases de datos. Estos son los programas básicos que como decimos utilizamos todos en el día a día.
Otros programas de Office ya son recomendables y dependen de si son necesarios en función de la actividad de tu empresa. Éstos son por ejemplo OneNote (para apuntar notas), Publisher (para crear publicaciones, documentos o catálogos) o InfoPath (para diseñar, distribuir, completar y enviar formularios electrónicos).
· Programa de registro de la jornada laboral
Otro programa recomendable para cualquier empresa es un sistema de registro de la jornada laboral de los empleados. “Permiten gestionar las horas de trabajo de los empleados, el tiempo de dedicación a determinados proyectos, trabajos o servicios. También se pueden consultar los calendarios laborales, las vacaciones de la plantilla y ajustarse a la ley del trabajo que desde mayo de 2019 pide un registro obligatorio de la jornada laboral”, indican desde Timenet, una aplicación online para gestionar la jornada laboral y el tiempo empleado en proyectos.
· Programas de almacenamiento
Cualquier empresa, independientemente de su sector de actividad debería almacenar toda la información de manera correcta y segura. Desde las facturas, los archivos importantes, las claves de seguridad o la base de datos de clientes. Hoy en día los expertos recomiendan que la forma más segura para evitar la pérdida de información es en la nube. Pero cualquier programa de almacenamiento es imprescindible para cualquier compañía.
· Programa de facturación
Otro programa indispensable para cualquier empresa que mejorará la contabilidad es un sistema de facturación. Estos programas permiten ahorrar mucho tiempo a los autónomos o empleados de una empresa que tienen que encargarse de estas tareas. Y es que en estos programas se pueden registrar las facturas emitidas y las recibidas, dan estadísticas rápidas de los gastos e incluso informan cuando paga un cliente.
Pero lo más importante de todo, es la organización, rapidez y liberación de espacio que permiten los programas de facturación. Porque no es necesario disponer de gran espacio físico para guardar todas las facturas y se pueden organizar por fechas, proveedores e incluso poner etiquetas especiales.
Sin embargo, como decimos con lo que más se gana con los programas de facturación es en tiempo. Si un empleado necesita encontrar una determinada factura ya no tendrá que levantarse de su sitio, ir a la estantería donde se guardan las carpetas con facturas, intentar recordar de qué mes se trataba, ojear todos los documentos hasta dar con ella. El empleado con el programa de facturación lo abrirá en su ordenador y podrá buscar por fecha o nombre de la empresa y dar con esa factura en cuestión de segundos.
· Herramienta para limpiar archivos de los ordenadores
Y por último, queremos destacar una herramienta que permite limpiar archivos de los ordenadores y que deberías instalar en los equipos de tu empresa para liberar espacio. La herramienta más conocida de este tipo es CCleaner, un programa que elimina archivos potencialmente no deseados así como entradas inválidas del registro de Windows de un computador que ocupan espacio del disco duro sin tener ningún tipo de utilidad. Estos son los programas básicos e indispensables para mejorar la productividad de cualquier empresa, independientemente de su sector o área de actividad.
