Digitalización de documentos y su importancia

21 octubre, 2020
Digitalización de documentos y su importancia

La digitalización de documentos y su importancia es evidente. En gitdoc creen que en estos últimos años se ha hecho evidente que ya no son una rareza las empresas que se plantean digitalizar todos los documentos con los que cuentan. Todos hemos estado trabajando durante años acumulando papel, carpetas y toda clase de archivadores, lo que hacía que guardar los documentos empresariales fuera más tedioso y complejo.

¿Qué es la digitalización de documentos?

Bueno, digitalizar documentos es un proceso en el que se conviertan muchos documentos de papel en archivos de carácter digital y que se puedan almacenar en sistemas de gestión documental.

Muchas veces puede ocurrir que tengamos infinidad de documentos diferentes de hace muchos años, y que unos sean útiles y otros ya no lo sean, per formen parte del historial y pudieran darnos gran valor o conocimiento de poder consultarles.

El pensar en escanear toda esta cantidad de documentos si que es cierto que puede parecernos un trabajo que consume infinidad de tiempo, pero son muchas las empresas que han constatado de que la información que no se encuentra accesible carece de utilidad, cuesta dinero, ocupa espacio y perjudica nuestra vida diaria. Por todo ello, el riesgo de no digitalizar, es bastante mayor que los propios inconvenientes de la digitalización.

Una digitalización empresarial hace posible…

Que se aumente por ejemplo la productividad de los trabajadores, pues los documentos de difícil acceso o el desorden hace que gasten más tiempo del que se necesita analizando documentos.

Igualmente mejora los procesos internos de la empresa, controlando también de mejor manera la trazabilidad de los documentos, así como facilitando la consulta de información en tiempo real.

El que se pueden automatizar las tareas partiendo de las bases de datos es interesantes. En este sentido, un primer paso para la transformación digital es tener los documentos de manera digital.

Además se promueve una cultura empresarial de responsabilidad social corporativa con la que se cuida el medio ambiente, reduciendo los costes en papel, tinta para la impresora o el material de oficina.

La digitalización es fundamental hoy

Entre otras razones porque permite localizar los documentos cuando los necesitamos, pudiendo sacar conocimiento de gran utilidad de toda la información que se acumula. Además podemos salvarnos de que la información pueda caer en manos equivocadas o que incluso se deterioren muchos datos.

Los procesos de trabajo de mayor complejidad se hacen en menos tiempos y aumenta la organización.

Una manera de encarar todos los problemas de la gestión de los documentos que ya se puede evitar mediante la digitalización. Ahora se busca la productividad y con ella, se avanza en algo tan necesario como eficaz. Trabajar con grandes cantidades de documentos en papel no es que esté pasado de moda, es que es poco eficaz.

¿Cómo abordamos la digitalización de los documentos?

Existen varias clases de objeciones que tienen que ver las empresas cuando nos planteamos la digitalización documental.  Es cierto, nos lleva tiempo, pero esto se soluciona gracias a las empresas que se encargan de digitalizar los documentos, que hacen este trabajo de forma más veloz y profesional, pues hay escáneres y maquinaria que trabaja en proyectos de digitalización de grandes cantidades que lo hacen en mucho menos tiempo que lo podrías hacer tú y sin tener que estar gastando en caros  escáneres.

Hablamos de que optar por esto hace que sea una inmejorable opción, pues muchas veces por pereza se terminan postergando estos necesarios trabajos. No olvidemos que muchas veces las empresas no son todo lo conscientes que debieran del tiempo, productividad y oportunidades que se pierden por una deficiente organización documental y que habrá que realizar antes o después.

Ventajas a nivel competitivo

Digitalizar y la transformación digital lo que logran es una clara ventaja a nivel competitivo para la empresa. Cuando no se actualizan los procesos de gestión documental, tocará hacerlo en el futuro y eso puede suponer incomodidades y pérdidas de tiempo y de dinero.

Al final el tiempo pasa y cuando no se actualiza, la empresa se irá quedando desfasada, porque en el mundo que viene las empresas pueden gestionar y recolectar muchos datos, pues si se trabaja con documentos en papel hay muchos riesgos.

No hay obligación realmente de hacer la gestión de documentos en formato digital para cumplir con las leyes, pero si que es cierto que de no hacerlo de forma adecuada, se incumpla con la RGPD, lo que podría llevarnos a una serie de sanciones.  Lo mejor es adaptarse a los nuevos tiempos, pues las ventajas son más que evidentes.

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