Son millones los contratos de colaboración entre empresas y subcontratas que se han firmado a través de encuentros, reuniones y viajes de empresa donde los directivos o gerentes entablan relaciones para llegar a acuerdos que sean beneficiosos por ambas partes. Sin embargo, no todos conocen qué directrices han de seguir para tener un mayor porcentaje de probabilidad de firma. Y es que tipos de reuniones hay muchos pero algunos con más efectivos que otros.
El ocio, ese gran amigo
Si bien es verdad que las reuniones encorsetadas de altos directivos con corbata y maletín de piel donde lo único de lo que se habla es de la empresa funcionan o no en base a lo ofertado y el interés del que recibe dicha oferta, también es verdad que cuando esas reuniones se cambian por otras menos estrictas y más amenas la probabilidad de éxito aumenta.
Son muchos los estudios realizados al respecto y aunque todo depende del tipo de negocio colaborativo que se quiera firmar, la generalidad nos dice que cuando la reunión, o el viaje de empresa, se lleva a cabo en un tono más distendido es más fácil conseguir la ansiada firma de la otra empresa.
Pero, ¿cuáles son las ventajas reales y plausibles que se consiguen al realizar un evento de empresa dinámico, entretenido y ameno?
- Este tipo de reuniones son instrumentos de comunicación muy eficaces. Son perfectos para dar a conocer productos o servicios de la empresa a otras compañías del sector, así como para poner en marcha campañas de información internas.
- Fomentan las relaciones interpersonales, lo que nos da la oportunidad de ampliar la red de contactos o networking conociendo a otros colegas y profesionales.
- Mejoran la motivación y el clima laboral, lo que predispone a la gente a estar más abierta e inclinada a la posibilidad de firmar acuerdos o colaboraciones.
- Potencian los negocios y la venta. Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual, el cara a cara continúa siendo uno de los métodos más eficaces para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales.
Un ejemplo al alcance de la mano lo tenemos en el famoso hotel Rodagolf de La Manga del Mar Menor, un conocido punto de encuentro para empresarios y directivos de diferentes multinacionales. Los gerentes acuden con sus familias y se encuentran allí con otros magnates de los negocios con los que organizan pequeños partidos de golf y así, mientras se distraen y entablan relaciones, exponen nuevas ideas de negocio. Probablemente en ese campo de golf se han firmado más acuerdos comerciales entre empresas que en las salas de reuniones y conferencias.
Si somos nosotros los que vamos a organizar el evento debemos tener en cuenta muchísimos aspectos. Entre ellos cabe destacar:
- Objetivo buscado: debemos tener muy claro cuál es nuestro objetivo porque en base a él organizaremos todo el evento. No es lo mismo querer firmar una colaboración puntual con una empresa de distribución de disfraces que hacerlo con una empresa de brokers la bolsa de Ibex 35.
- Público: Es primordial saber a quién está dirigido el evento para adaptar el contenido del mismo a ellos de modo que se consigan los objetivos estipulados más eficazmente.
- Presupuesto disponible: Conocer el presupuesto total para el evento nos da la oportunidad de repartirlo cómodamente entre las diferentes partidas. Estos nos permite seleccionar las actividades o el contenido que se va a contratar para no tener sorpresas en los gastos.
- Marketing: a pesar de que sea una reunión privada, el marketing puede jugar una baza muy importante, y ya no hablemos de los eventos multitudinarios, pues es lo que va a conseguir visibilidad.
- Lugar de celebración: en este punto debes atender al número de asistentes. ¿Es una cena de empresa entre directivos? ¿es una conferencia o reunión entre trabajadores? ¿Cuántas personas acudirán al evento? La ubicación debe ser seleccionada cuidadosamente, ya que va a guardar relación con la imagen que proyecta la compañía organizadora.
- Limpieza: piensa que tendrás que limpiar el lugar tanto antes como después del evento, así que deberás valorar si lo haces tú mismo, miembros de la empresa o si será necesario contratar a una empresa profesional de limpieza.
